Opće informacije o privatnosti
Ova Politika privatnosti opisuje način na koji NotarHubPro prikuplja i koristi osobne podatke povezan s korištenjem naših usluga notarskih ovjera, izrade i pohrane isprava te pravnih savjeta. Tekst sadrži praktične primjere upotrebe podataka: primjerice, kada klijent predaje identifikacijske dokumente radi ovjere potpisa ili kada posredno dijelimo podatke s pružateljem platnih usluga radi naplate. Podatke obrađujemo u opsegu koji je nužan za izvršenje ugovora i ispunjavanje zakonskih obveza, s pažnjom prema mjerenjima rizika i odgovornom evidencijom. Sjedište usluge nalazi se na adresi Obalno Šetalište Franza Josefa I., 51410 Opatija, Hrvatska. Za praktičan primjer: pri ovjeri ugovora o kupoprodaji nekretnine prikupljamo ime i prezime, dokument identiteta i kontakt kako bismo mogli sastaviti i arhivirati ispravu u skladu sa zakonom i internim procedurama. Kontakt za pitanja u vezi privatnosti naveden je niže.
Definicije
U ovoj sekciji objašnjavamo termine koji se koriste u Politici privatnosti kako bi bilo jasno što točno podrazumijevamo pod pojedinim pojmovima i kako se odnose na svakodnevne scenarije rada NotarHubPro-a.
Prikupljanje podataka
NotarHubPro prikuplja podatke izravno od korisnika te automatski putem sustava. U nastavku su navedene vrste podataka i konkretni primjeri kada se prikupljaju, uz scenarije obrade u praksi.
Podaci koje korisnik pruža
Podatke koje klijent izravno dostavi prikupljamo radi identifikacije, izvršenja ugovora i vođenja evidencije. Tipični slučajevi su dolazak u ured radi ovjere, slanje skeniranih isprava ili popunjavanje obrasca za narudžbu usluge.
- Osnovni identitet: ime i prezime, datum rođenja i adresa prebivališta (korišteno pri sastavljanju i ovjeri isprava).
- Kontakt podaci: telefonski broj i adresa e-pošte (za potvrde termina, obavijesti i komunikaciju o predmetu).
- Identifikacijski dokumenti: kopije osobne iskaznice ili putovnice potrebne za ovjeru potpisa i provjeru identiteta.
- Podaci o predmetu ovjere: sadržaj i okolnosti ugovora ili izjave koji se ovjeravaju (npr. ugovori o radu, darovnice, punomoći).
- Podaci za naplatu: podaci za izdavanje računa i informacije potrebne pružatelju platnih usluga u konkretnom slučaju naplate.
- Dodatna dokumentacija: punomoći, potvrde ili ovjereni izvodi koje klijent pruža radi zakonitog vođenja predmeta.
Podaci prikupljeni automatski
Dio podataka prikuplja se automatski pri korištenju web-stranice i digitalnih usluga, prvenstveno radi sigurnosti, analitike i poboljšanja korisničkog iskustva.
- IP adresa i podatci o uređaju (za otkrivanje i sprječavanje zlouporabe te prilagodbu prikaza sadržaja).
- Podaci iz kolačića i sličnih tehnologija (za pohranu preferencija i analitiku posjeta).
- Podatci o aktivnosti na stranici: pregledane stranice, vrijeme posjeta i obrasci koje je korisnik ispunio.
- Geolokacijski podaci u približnom obliku ako su potrebni za zakazivanje termina u uredu.
- Podaci o greškama i logovi sustava radi sigurnosne analize i otklanjanja problema.
- Podaci prikupljeni kroz analitičke alate (anonimizirani ili agregirani gdje je to moguće).
Podaci iz trećih izvora
U pojedinim slučajevima informacije dobivamo od vanjskih subjekata, primjerice pružatelja platnih usluga, javnih registara ili partnera angažiranih za ispunjavanje ugovornih obveza.
- Pružatelji platnih usluga i procesori plaćanja za potrebe naplate usluga.
- Cloud i IT pružatelji koji osiguravaju pohranu i sigurnost podataka u elektroničkom obliku.
- Nadležna tijela i sudovi kada zakon nalaže dostavu podataka u vezi s upravnim ili sudskim postupcima.
Svrhe obrade
Osobne podatke obrađujemo isključivo za jasno definirane svrhe. U nastavku su navedene glavne svrhe obrade uz praktične primjere iz svakodnevnog rada NotarHubPro-a.
- Identifikacija i autentikacija klijenta pri ovjeri potpisa i sastavljanju notarskih isprava (primjer: provjera dokumenta i usporedba s osobnim identifikacijskim podacima).
- Izvršenje ugovora i pružanje notarskih usluga, uključujući izradu, ovjeru i arhiviranje isprava.
- Izdavanje računa i administrativno vođenje upravljanje transakcija povezanim s uslugama.
- Komunikacija s klijentom radi zakazivanja termina, obavijesti o statusu predmeta i odgovaranja na upite.
- Ispunjavanje zakonskih obveza, poput evidentiranja i čuvanja određenih isprava prema važećim propisima.
- Osiguranje sigurnosti sustava i sprječavanje prijevara kroz analizu logova i kontrolu pristupa.
- Poboljšanje usluge na temelju anonymiziranih analitičkih podataka i povratnih informacija klijenata.
- Dijeljenje podataka s trećim stranama kada je to nužno za pružanje usluge (npr. s pružateljem platnih usluga) ili kada to zahtijevaju nadležna tijela.
Pravni temelji obrade
Obrade se temelje na propisanim pravnim osnovama koje su primjenjive u konkretnim slučajevima obrade podataka.
- Izvršenje ugovora: obrada nužna za izvršenje ugovornih obveza prema klijentu.
- Zakonska obveza: obrada potrebna za ispunjavanje pravnih i regulatornih zahtjeva.
- Sadržani pristanak: kada korisnik izričito pristane na posebne obrade podataka (npr. za marketinške komunikacije), pristanak služi kao pravna osnova.
- Legitimni interes: obrada u svrhu zaštite prava i sigurnosti pružatelja usluge, kao i sprječavanje zlouporabe, uz procjenu ravnoteže interesa.
Prava korisnika prema GDPR-u
Korisnici imaju pravo ostvariti razna prava u vezi osobnih podataka. NotarHubPro poštuje ta prava i pruža jasne upute za njihovo ostvarivanje.
- Pravo na pristup: zahtjev za potvrdom obrade i kopijom osobnih podataka koji se obrađuju.
- Pravo na ispravak: zahtjev za ispravljanje netočnih ili nepotpunih podataka.
- Pravo na izbrisivanje (pravo na zaborav) gdje je primjenjivo i u skladu sa zakonom.
- Pravo na ograničenje obrade: traženje privremenog ograničenja obrade podataka u određenim okolnostima.
- Pravo na prenosivost podataka: zahtjev za prijenos podataka u strukturiranom, uobičajeno korištenom i strojno čitljivom formatu kada je primjenjivo.
- Pravo na prigovor: pravo prigovora na obradu podataka u slučajevima obrade temeljene na legitimnom interesu ili u svrhu izravnog marketinga.
Dijeljenje podataka
Podatke dijelimo isključivo u ograničenom opsegu i samo s pouzdanim partnerima ili nadležnim tijelima kad je to potrebno za izvršenje usluge ili zbog zakonskih obveza. U nastavku su navedeni tipični primatelji i razlozi za dijeljenje.
- Pružatelji platnih usluga radi obrade plaćanja i izdavanja računa.
- IT i cloud partneri koji pružaju infrastrukturu za pohranu i sigurnost podataka.
- Pravni zastupnici i vanjski suradnici angažirani radi rješavanja specifičnih pravnih pitanja ili vođenja predmeta.
- Nadležna državna tijela i sudovi kada zakon nalaže obvezu dostave podataka.
- Kolege u NotarHubPro-u kojima je pristup nužan za obradu predmeta i pružanje usluge.
- Treće strane s pristankom korisnika kada je dijeljenje potrebno za dodatne usluge koje je korisnik zatražio.
Međunarodni prijenosi podataka
Podaci se ponekad mogu prenijeti izvan Europskog gospodarskog prostora (EGP) kada to zahtijevaju tehničke ili poslovne potrebe (npr. pohrana u cloud infrastrukturi globalnog pružatelja). Svaki takav prijenos prati analiza rizika i primjena odgovarajućih zaštitnih mjera.
Kao zaštitne mjere koristimo ugovorne standardne klauzule, provjeru sigurnosnih praksi partnera i tehnička rješenja poput enkripcije. Prijenosi se obavljaju samo kada su osigurane odgovarajuće razine zaštite.
Razdoblje čuvanja podataka
Podatke čuvamo tijekom trajanja odnosa s klijentom i onoliko dugo koliko je potrebno za svrhe navedene u ovoj politici ili dok zakonski zahtjevi ne nalažu dulje razdoblje čuvanja.
Podaci o korisničkom računu i osnovne evidencije čuvaju se tijekom trajanja poslovnog odnosa te dodatno onoliko koliko zakon propisuje za notarske isprave i arhivsku obvezu.
E-mailovi i zapisi komunikacije čuvaju se u prostoru za pohranu najmanje onoliko da omoguće dovršetak predmeta; u praktičnim slučajevima to može biti nekoliko godina, uzimajući u obzir zakonske rokove i potrebe za dokazivanjem radnji.
Sigurnosni logovi i zapisi pristupa se čuvaju radi forenzičke analize i sprječavanja zlouporabe te se brišu sukladno internim pravilima i zakonskim rokovima.
Po isteku razdoblja čuvanja podatci se brišu ili anonimiziraju na način koji onemogućuje identifikaciju osobe, osim u slučajevima kada zakon izričito zahtijeva nastavak čuvanja.
Sigurnosne mjere
NotarHubPro primjenjuje tehničke i organizacijske mjere zaštite podataka proporcionalne riziku obrade. Mjere su usmjerene na zaštitu od neovlaštenog pristupa, gubitka podataka i drugih sigurnosnih incidenata te se redovito pregledavaju i prilagođavaju prema promjenama u okruženju.
- Enkripcija podataka u prijenosu i pohrani gdje je primjenjivo.
- Kontrola pristupa temeljem uloga, dvofaktorska autentikacija i stroga prava pristupa zaposlenika.
- Redoviti sigurnosni pregledi, auditi i procedure za upravljanje incidentima koje omogućuju brzu reakciju na potencijalne prijetnje.
Prava i načini ostvarivanja
Za ostvarivanje svojih prava u vezi s osobnim podacima korisnik može podnijeti zahtjev NotarHubPro-u. Upute i primjeri kako zatražiti prava nalaze se u nastavku.
- Pravo na pristup: zatražite potvrdu o tome obrađujemo li vaše podatke i dobivanje kopije.
- Pravo na ispravak: zatražite izmjenu netočnih podataka (primjer: promjena adrese u registru).
- Pravo na izbrisivanje: u primjenjivim slučajevima zatražite brisanje podataka iz naših sustava.
- Pravo na ograničenje obrade: možete zatražiti privremenu suspenziju obrade dok se, na primjer, ne razjasni točnost podataka.
- Pravo na prenosivost: traženje prijenosa podataka u strojno čitljivom formatu kada je to moguće.
- Pravo na prigovor: podnošenje prigovora protiv obrade podataka u slučajevima navedenim u politici.
- Pravo na ograničenje obrade podataka u situacijama kada osporavate točnost podataka ili kad se protivate obradi dok se ne utvrdi zakonitost obrade.
- Pravo na prigovor na obradu podataka u svrhe izravnog marketinga ili kada se obrada temelji na legitimnom interesu, uz mogućnost privremenog zaustavljanja obrade dok se prigovor rješava.
Kako ostvariti svoja prava pristupa i upravljanja podacima
Za podnošenje zahtjeva u vezi prava pristupa, ispravka, brisanja ili prigovora, pošaljite pisani zahtjev na adresu Obalno Šetalište Franza Josefa I., 51410 Opatija, Hrvatska ili elektroničkom poštom putem obrasca na NotarHubPro.pro. Prilikom zahtjeva navedite jasno koje pravo želite ostvariti i priložite dokument kojim potvrđujete svoj identitet. Za praktične primjere, upute i predloške zahtjeva objavljujemo scenarije i smjernice na stranici s najčešćim pitanjima.
Obično odgovaramo na zahtjeve u roku od 30 dana od prijema. U složenijim slučajevima u kojima je potrebna dodatna procjena ili suradnja s trećim stranama, o tome ćemo vas pisano obavijestiti te navesti očekivano produljenje roka i razloge.
Komunikacija i marketinške poruke
NotarHubPro koristi kontaktne podatke korisnika za obavijesti o promjenama usluga, novim praktičnim vodičima i mogućnostima zakazivanja termina koje smatramo relevantnima za pružanje boljih notarskih usluga. Primjeri: slanje podsjetnika za termin ovjere, obavijesti o promjenama radnog vremena ili objava novih obrazaca i predložaka. Sve marketinške poruke temeljimo na jasno izabranim preferencijama koje korisnik može mijenjati.
Ako ne želite primati marketinške poruke, možete se odjaviti putem linka za odjavu u svakom e-mailu ili poslati zahtjev putem obrasca na NotarHubPro.pro. Nakon zaprimanja zahtjeva za odjavom, prestajemo slati promotivne poruke u razumnom roku, uz zadržavanje obavijesti vezanih uz izvršavanje postojećih ugovornih obveza.
Podaci o osobama mlađima od 18 godina
NotarHubPro ne prikuplja namjerno osobne podatke djece mlađe od 18 godina bez pristanka roditelja ili skrbnika. U slučajevima kada je potrebna identifikacija ili pristanak maloljetnih osoba za pravne radnje, radimo prema relevantnim propisima i koristimo praktične scenarije kako bi roditelji i skrbnici razumjeli potrebne korake i dokumentaciju.
Poveznice na treće strane
Na NotarHubPro.pro mogu se nalaziti poveznice na internetske stranice trećih strana radi praktičnih primjera, obrazaca ili dodatnih pravnih informacija. Te poveznice služe kao referenca i povezane su s općim scenarijima iz prakse; nismo odgovorni za sadržaj ni prakse privatnosti tih stranica. Preporučujemo da prije dijeljenja osobnih podataka pročitate izjave o privatnosti svake treće strane.
Izmjene politike privatnosti
Politiku privatnosti povremeno ažuriramo kako bismo uključili nove pravne zahtjeve, operativne promjene ili primjere iz prakse. Svaka značajna promjena bit će objavljena na NotarHubPro.pro s navedenim datumom stupanja na snagu i sažetim objašnjenjem ključnih promjena. Primjer: promjena načina arhiviranja ovjerenih dokumenata prati obavijest i konkretne smjernice za korisnike.